Comment fonctionne le système de saisie du kilométrage

Notre système de saisie du kilométrage est un système en ligne primé qui élimine le besoin de systèmes administratifs fastidieux basés sur papier ou sur Excel pour saisir et enregistrer le kilométrage. Le système permet aux chauffeurs de noter facilement leurs déplacements sur le web, par SMS ou en utilisant notre application pour smartphone. Les chauffeurs peuvent noter leur kilométrage général ou le kilométrage de chaque déplacement. Il n’est pas nécessaire d’acheter de clé électronique ni d’installer de technologie de suivi.

À la fin de chaque mois les chauffeurs soumettent un dernier relevé de compteur kilométrique afin de finaliser leur rapport des déplacements mensuels. Une fois que le rapport clôturé, notre travail commence : nous produisons toute une gamme d’informations de gestion pour vous aider à gérer les dépenses en carburant et les émissions de CO2 de votre flotte.

Notre système fait bien plus que simplement saisir le kilométrage : L’audit de kilométrage simplifie les remboursements afin de vous faciliter la gestion et la planification, pour une flotte plus efficace à l’avenir.

L’audit proactif réduit les coûts de carburant de 17,2 % en moyenne

Notre système d’audit du kilométrage enregistre avec précision le kilométrage et les dépenses de carburant de votre chauffeur et les vérifie de manière proactive, vous aidant ainsi à contrôler et à réduire les frais de route.

Si les chauffeurs enregistrent des chiffres excessifs pour le kilométrage, la consommation de carburant ou le prix du carburant, le système mettra immédiatement en évidence les anomalies et inexactitudes, ce qui dissuade les chauffeurs de le faire à nouveau.

Notre processus de conformité, d’audit et de suivi des chauffeurs réduit généralement les notes de frais de route jusqu’à 17,2 % après six mois.

Saisie du kilométrage avec notre application mobile

En plus d’un système en ligne pour l’enregistrement du kilométrage, les chauffeurs peuvent également utiliser une application pour smartphone pour enregistrement leurs déplacements. L’application utilise la dernière technologie GPS actuellement disponible pour smartphone, ce qui en fait le moyen le plus facile pour vos chauffeurs de noter leurs déplacements. Les chauffeurs appuient tout simplement sur une touche au début puis à la fin du déplacement, et l’application se charge du reste. Celle-ci est entièrement intégrée à votre compte en ligne : tous les déplacements enregistrés via l’application peuvent donc être affichés dans le système en ligne.

Recevez des rapports complets et des informations relatives à la gestion

Sept rapports standard fournissent une analyse complète du kilométrage mensuel de l’entreprise, y compris les déclarations potentiellement suspectes :

  1. Dépense réelle au km – Compare le kilométrage dans le système par rapport aux dépenses de la carte carburant afin d’identifier les chauffeurs qui déclarent moins de kilomètres ou qui dépensent trop de carburant.
  2. Kilomètres manquants – Les conducteurs ayant effectué des dépenses avec leur carte carburant mais n’ayant pas enregistré de déplacement professionnel seront relancés par le service clients de TMC Le non enregistrement des déplacements professionnels signifie que l’employé aura une déduction personnelle importante.
  3. Rapport des zéros – Les chauffeurs arrondissent les kilomètres parcourus à la dizaine la plus proche lors de l’enregistrement des déplacements professionnels, ce qui coûte de l’argent à l’entreprise. Nous identifions les conducteurs dont plus de 10 % des déplacements se terminent par zéro, et ouvrons une enquête.
  4. Rapport Mars – Analyse chaque déplacement afin de déterminer si les frais de route enregistrés sont justes ou non, ou si une ville est bien à une certaine distance d’une autre.
  5. Empreinte carbone – Lorsque les cartes carburant sont utilisées et qu’un nombre précis de kilomètres est saisi, nous produisons un relevé trimestriel soulignant l’émission de carbone de chacun des employés. Ce relevé fournira des informations sur la consommation moyenne de carburant sur la période, ainsi que la contribution aux émissions globales de carbone.
  6. Rapport de base, domicile et bureau – Analyse des déplacements professionnels afin de comprendre leur validité.
  7. Rapport des heures de conduite – Prend en charge la sécurité du chauffeur et les exigences relatives au devoir de diligence.