Cette politique (ainsi que nos Politique d’utilisation acceptable, Conditions d’utilisation du site Web, Politique de cookies et tout autre document auquel il y est fait référence) indique les bases sur lesquelles toutes données personnelles que nous collectons auprès de vous ou que vous nous communiquez via l’utilisation de nos produits et services, sont utilisées par nous. Veuillez lire soigneusement ce qui suit pour comprendre nos pratiques concernant vos données personnelles et la manière dont nous les traitons.

La société The Miles Consultancy Limited est enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro de société 04679336, et son bureau enregistré ainsi que sa principale adresse d’activité se trouvent à Spring Farm Business Park, Moss Lane, Minshull Vernon, Cheshire, CW1 4RJ. Il s’agit d’une société à responsabilité limitée.

Cette politique couvre :

Informations que nous collectons auprès de vous

Nous pouvons collecter et traiter les données suivantes à votre sujet, si vous êtes utilisateur de nos services, et desquels :

  • Informations fournies par votre employeur, afin de lui communiquer notre saisie de votre kilométrage et services associés, notamment :
    • ID employé
    • Prénom, nom et titre
    • Adresse e-mail
    • Numéro(s) de contact téléphonique (domicile, travail et cellulaire)
    • Code postal du domicile
    • Code postal du travail
    • Votre numéro de carte carburant et coordonnées administratives associées
    • Coordonnées supplémentaires requises pour commander une carte carburant auprès du fournisseur de cartes carburant adéquat (y compris la date de naissance, la nationalité, le sexe, le besoin d’une carte à puce uniquement à cause d’un handicap)
    • Le forfait automobile de votre employeur s’appliquant à vous, et les détails de toute indemnité automobile en rapport et d’avantages en nature
  • Informations directement saisies par vous (ou par l’utilisateur d’un véhicule enregistré dans le cadre de l’un de nos forfaits de saisie kilométrique, où vous utilisez aussi ce véhicule) dans notre système de saisie kilométrique, notamment :
    • Immatriculation du véhicule
    • Détails du véhicule
    • Kilométrage
    • Détails du permis de conduire (nom complet, numéro de permis, pays d’émission du permis, date de naissance, adresse personnelle et toute autre adresse pertinente, autorisations de conduire, mentions sur le permis, interdictions et condamnations, détails de la Carte du tachygraphe numérique, photos, détails CPC)
    • Photo du certificat d’assurance automobile et numéro de la police d’assurance
    • Photo du certificat de Contrôle technique
    • Détails du trajet (kilométrage, objet, date, lieux de départ et d’arrivée, prise ou non d’un passager, durée hors du bureau, achat éventuel d’un repas, photos des reçus TVA, coordonnées GPS / lieux, polyligne Google des trajets autosuivis)
    • Détails des véhicules de location ou autres véhicules temporaires
    • Informations envoyées par vous pour tout processus d’appel via notre système de saisie kilométrique ou en appelant notre centre d’appels, ou en nous contactant par téléphone ou par e-mail
  • Informations vous concernant fournies par de tierces parties :
    • Données du fournisseur de carte carburant de votre employeur ou autre fournisseur de carte professionnelle en rapport avec les dépenses conservées sur la ou les cartes utilisées par vous, les produits achetés, le lieu de la transaction et le kilométrage du véhicule
    • Données de toute société de location de véhicules utilisée par vote employeur, notamment le début et la fin de la location et les détails de toute amende encourue
  • Autres informations :
    • Informations que vous communiquez en remplissant volontairement des formulaires sur notre site com (notre « site »). Cela inclut des informations communiquées au moment de l’inscription pour utiliser notre site, l’abonnement à notre service, la publication de documents ou la demande d’autres services, telles que le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone professionnels. Nous pouvons aussi vous demander des informations lorsque vous signalez un problème sur notre site
    • Si vous nous contactez par téléphone ou par e-mail, nous pouvons garder trace de cette correspondance
    • Nous pouvons aussi vous demander de répondre à des sondages que nous utilisons pour des besoins de recherche, bien que vous n’ayez pas à y répondre
    • Détails de vos visites sur notre site, notamment, mais sans s’y limiter, les données de circulation, les données d’emplacement, des photos de vous reliées à vos coordonnées et que vous avez rendues publiques, des blogs sur le Web et autres données de communication, qu’elles soient nécessaires pour nos propres besoins de facturation ou autres, ainsi que les ressources auxquelles vous accédez
    • Informations en rapport avec la correspondance par e-mail que nous vous avons envoyée, nous permettant de voir quand vous avez ouvert un e-mail que nous vous avons envoyé, et quand vous avez ouvert un lien contenu dans cet e-mail

 

Adresses IP

Nous pouvons collecter des informations au sujet de votre ordinateur, notamment votre adresse IP lorsqu’elle est disponible, votre système d’exploitation et votre type de navigateur, pour l’administration du système et pour rapporter des informations agrégées aux parties intéressées. Il s’agit de données statistiques concernant les actions et habitudes de nos utilisateurs, et elles n’identifient aucun individu.

Utilisations faites des informations que nous collectons

Nous utilisons les informations vous concernant des manières suivantes :

  • Pour fournir nos saisie kilométrique, audit, gestion du carburant et produits et services de conformité à votre employeur
  • Pour procurer une assistance de service clientèle à vous et à votre employeur
  • Pour remplir nos obligations découlant de tout contrat conclu entre vous et nous ou entre nous et votre employeur
  • Pour continuellement améliorer nos produits et services, y compris en ajoutant des fonctionnalités à notre système de saisie kilométrique et à notre appli portable
  • Pour les besoins de nos intérêts commerciaux légitimes, lesquels comprennent :
    • Garantir que le contenu de notre site est présenté de la manière la plus efficace pour vous et votre ordinateur
    • Procurer à votre employeur des informations, des produits ou services qu’il nous a demandé ou dont nous pensons qu’ils peuvent l’intéresser
    • Vous permettre de participer à des fonctionnalités interactives de notre service, lorsque vous souhaitez le faire
    • Vous notifier de modifications de nos services

 

Comment nous stockons vos informations

Les données que nous collectons auprès de vous sont conservées sur des serveurs au Royaume-Uni mais elles peuvent être transférées et stockées dans un lieu hors de l’Espace économique européen (« EEE »), à condition que des protections adéquates soient en place, approuvées par votre employeur. En envoyant vos données personnelles, vous acceptez ce transfert, ce stockage ou traitement. Nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données soient traitées en toute sécurité et en accord avec cette Politique de confidentialité.

Toutes les informations que vous nous fournissez sont stockées sur nos propres serveurs sécurisés ou des serveurs sécurisés fournis par des tierces parties ayant accepté de se conformer à nos exigences de protection des données et de sécurité. Lorsque nous vous avons donné (ou lorsque vous avez choisi) un mot de passe vous permettant d’accéder à certaines parties de notre site, vous avez la responsabilité de garder ce mot de passe confidentiel. Nous vous demandons de ne partager avec personne un mot de passe.

La transmission d’informations via Internet n’est malheureusement pas totalement sûre. Même si nous faisons de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons garantir la sécurité de vos données transmises sur notre site ; toute transmission se fait à vos risques. Une fois vos informations reçues, nous utiliserons les procédures et les fonctionnalités de sécurité appropriées pour essayer d’empêcher tout accès non autorisé.

Notre rétention de vos informations

Nous conservons vos données aussi longtemps que nécessaire pour nous permettre de : (i) fournir les produits et services adéquats, et remplir nos obligations contractuelles, à votre employeur ; (ii) aider votre employeur, au cas où il serait l’objet d’une inspection par les services des impôts ; (iii) nous conformer à nos obligations contractuelles juridiques et autres ; et (iv) résoudre les disputes et appliquer nos accords. Des périodes spécifiques de rétention s’appliquent pour différentes catégories de données.

Divulgation de vos informations

Nous pouvons communiquer vos informations personnelles à tout membre de notre groupe et aux tierces parties suivantes :

  • À votre employeur afin que nous lui fournissions nos produits et services
  • À tout fournisseur ou sous-traitant engagé par nous pour fournir nos produits et services à votre employeur. De tels fournisseurs ou sous-traitants doivent se conformer à nos exigences de protection des données et de sécurité
  • À d’autres fournisseurs fournissant des services à TMC, à condition que ces fournisseurs se conforment à nos exigences de protection des données et de sécurité
  • Tout acheteur potentiel de, ou investisseur dans The Miles Consultancy Limited ou ses affaires et actifs
  • Toute partie envers laquelle nous avons le devoir de divulguer vos données personnelles afin de nous conformer à toute obligation juridique, appliquer nos conditions d’utilisation et autres accords ; ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de The Miles Consultancy Limited, de nos clients ou autres personnes. Cela inclut d’échanger des informations avec d’autres sociétés et organisations pour des besoins de protection contre les fraudes et de diminution des risques de crédit.

Nous pouvons fournir aux tierces parties travaillant avec et / ou conseillant le gouvernement sur le sujet et les politiques des impôts en rapport avec nos activités, des informations agrégées à partir des données collectées à propos d’utilisateurs de nos produits et services mais de telles informations n’identifient aucun individu.

 

Vos droits en rapport avec vos informations

L’entreprise The Miles Consultancy Limited adhère aux lois applicables de protection des données dans l’Espace économique européen, incluant les droits suivants :

  • Si le traitement de données personnelles est basé sur votre consentement, vous avez le droit de revenir sur ce consentement à tout moment pour les traitements futurs
  • Vous avez le droit de demander l’accès à vos données personnelles et à leur rectification. Vous pouvez voir, modifier ou supprimer certaines de vos informations personnelles via notre système de saisie kilométrique, ou vous pouvez nous demander de corriger, mettre à jour ou supprimer des informations que vous pensez être inexactes, en contactant notre équipe de service à la clientèle
  • Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles
  • Vous avez le droit de déposer plainte auprès d’une autorité de protection des données
  • Vous avez le droit de demander un exemplaire des informations que nous détenons à votre sujet, veuillez vous référer à la partie Contact ci-dessous.

Autres sites Web

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Modifications à notre politique de confidentialité

Toute modification que nous apportons à notre politique de confidentialité sera publiée sur cette page et, lorsque c’est approprié, vous en serez notifié par e-mail.

Contact

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